VIQMA system

VIQMA system består av 13 moduler, ett flertal moduler samverkar för att förenkla och skapa en röd tråd i arbetet i systemet. Modulerna bildar tillsammans ett komplett ledningssystem.

Ledningssystemet är skalbart, ni kan välja enstaka moduler eller samtliga fört ert företag. På modulnivå kan ni enkelt styra vilka rättigheter respektive användare ska ha i systemet.

VIQMA system bygger på kraven i ISO-standarderna för kvalitet, miljö och arbetsmiljö och utifrån tankesättet i LEAN. Alla moduler har utförliga manualer vilket gör att ni i de allra flesta fall har svaren nära till hands.

Som kund hos VIQMA behöver ni inte varken bekymra er för uppdateringar av systemet eller supportärenden – det ingår i den fasta månadsavgiften som beräknas på antal användare.

För att öka användarvändarvänligheten är all ärenderapportering mobilanpassad, rapportera och bifoga en bild för enkel uppföljning och utredning. Via telefonen kommer ni även åt att rutiner samt företagets kemikalieregister.

VIQMA system är en molnbaserad tjänst – det enda som krävs för att komma igång är en dator med webbläsare. Vi sköter även backup av ert data och skulle problem uppstå kan vi snabbt göra en återställning utan att ni behöver lägga ned någon tid eller energi.
VIQMA systems servrar är placerade i en modern och miljömedveten serverhall i Sverige där hög säkerhet garanteras. Minst lika hög som om ni haft dem installerade i er egen serverhall, i många fall ännu högre. För att stärka säkerheten ytterligare ser vi till att ingen information når obehöriga genom att kryptera all trafik mellan dig som användare och våra servrar.

Värdegrund

VIQMA System

Vi tar vara på idéer och synpunkter för att ständigt utveckla VIQMA System och leva upp till vårt syfte att förenkla och skapa nytta i våra kunders vardag.

EASIER

VIQMA System underlättar det dagliga arbetet genom att hålla koll på vad som är planerat och utfört. Med våra mallrutiner för kvalitet, miljö och arbetsmiljö är det enkelt att komma igång med implementeringen.

FASTER

VIQMA System skapar struktur och är uppbyggt på beprövade metoder. Effekten blir att våra kunder får större möjlighet att utveckla sina verksamheter snarare än att administrera dem.

MORE FUN

Det blir roligare att jobba i ett ledningssystem som är uppdaterat och hänger ihop på ett logiskt sätt. VIQMA Systems användarvänliga verktyg hjälper er att uppnå önskade resultat.

Personlig startsida

På startsidan ser användaren vad som är aktuellt och prioriterat.

Inloggningen genererar en personlig startsida som samlar alla aktiviteter användaren är ansvarig för i systemet. Den blir som en att-göra-lista där det är valbart att visa 1, 3, 6 eller 12 månader framåt. Startsidan fungerar även som en plattform där företaget kan nå ut med information eller nyheter samt fronta utvalda nyckeltal och statistik i form av diagram eller grafer. Ni styr själva vilka rättigheter och vilken åtkomst respektive användare ska ha i systemet.

Dokument/Rutiner

Hjärtat i VIQMA System

Dokumenthanteringen är processbaserad och lättöverskådlig med syfte att skapa ordning och struktur bland era rutiner, blanketter och instruktioner. Tack vare systemets sökfunktion går det alltid snabbt att hitta det man söker, oavsett om det är en rutin eller ett uppladdat dokument. Genom den digitala dokumentstyrningen uppfylls flera grundkrav i de olika ISO-standarderna per automatik. Dokumenthanteringen är hjärtat i systemet och har flera smarta kopplingar till andra moduler; kompetens, lagar/krav, risk/möjlighet, objekt samt systematiska uppgifter.

Kompetens

En samlad bild av företagets kompetenser

Modulen visar vilka kompetenser som finns inom företaget och specificerar befattningarnas ansvar och befogenheter. Med automatik skapas olika matriser som t.ex. befattningsmatris och kompetensbristmatris vilket är till stor nytta när ni ska ta fram utbildningsplaner och planera för semestrar. Eller identifiera eventuellt sårbara positioner eller kompetenser för den delen. Här kan ni även dokumentera utbildningsplaner, utvärdera utförda utbildningar och ladda upp tillhörande utbildningsintyg under respektive användare. Modulen utgör ett bra underlag för medarbetarsamtal och rekryteringar. Kompetensmodulen är sammankopplad med dokumenthanteringen.

Avvikelser och Olycka/Tillbud

Dokumentera oförutsedda händelser som ni bör reagera på

Det kan vara reklamationer, leverantörsproblem, interna kvalitetsbrister eller arbetsolyckor. Ni skapar egna avvikelsetyper vilket medför att ni har möjlighet att få fram statistik på den detaljnivå ni själva önskar. Statistiken är möjlig frontas på startsidan så den blir synlig för alla vid inloggning.
Genom att arbeta med PDCA metoden (Plan-Do-Check-Act) lär ni er av tidigare misstag och får en tydligare uppföljning. Avvikelsemodulen är sammankopplad med leverantörsmodulen.

Projekt

Projektstyrning på ett enkelt sätt med A3 metoden

Detta innebär att ni snabbt får en tydlig överblick oavsett om projektet är stort eller litet. Projektet kan brytas ner på aktivitetsnivå och ansvar kan tilldelas olika personer. Även kostnader kan dokumenteras. Som tillval finns även en möjlighet att skapa standardprojekt där förutbestämda dokument och aktiviteter skapas med automatik när ett nytt projekt startas.

Systematiska uppgifter/Årsplan

Få systematik på uppgifter som ska genomföras

Planera era återkommande aktiviteter som ska genomföras med förutbestämda intervall. Exempelvis revisioner, möten, brand- och skyddsronder, kundundersökningar och leverantörsbedömningar. Samla de redovisande dokumenten digitalt på ett och samma ställe. En överskådlig årsplan skapas utifrån registrerade uppgifter. När det är dags att utföra uppgiften går en automatisk påminnelse ut via mejl till ansvarig användare. Systematiska uppgifter är sammankopplad med dokumenthanteringen.

Förbättringar

De förslag och idéer som rapporteras in hamnar i en idélista

Utifrån listan kan idéer aktiveras, på så sätt uppstår förbättringsaktiviteter där ansvariga kan utses och handlingsplaner skapas. Modulen kan även användas som metodik i arbetet med förbättringsgrupper.

Objekt

Ordning och reda på företagets objekt

Här registrerar ni objekt som maskiner, fordon och fastigheter. Genom att skapa ärenden, exempelvis service, besiktning, reparation eller felsökning, så kan ni följa upp löpande aktiviteter och kostnader för de olika objekten. Här genomförs även riskbedömningar och dokumentation av företagets mätverktyg. Det är även möjligt att få en sammanställning över alla objekt, ärenden och kostnader. Objektmodulen är sammankopplad med dokumenthanteringen.

Risk/Möjlighet

Riskbedöm verksamhetens processer

Dokumentera verksamhetens risker och möjligheter och bedöm dem utifrån sannolikhet och konsekvens, då skapas ett automatiskt värde. Modulens bedömningsmodell hjälper er att identifiera och prioritera vad som är väsentligt att jobba med. Bedömningen utgör en bra grund när företagets mål ska sättas.

Mål och Mät

Jobba målinriktat och bryt ner målen i delmål och aktiviteter

Modulen skapar förutsättningar att jobba strukturerat med alla företagets mål genom delmål och aktiviteter, med möjligheten att följa upp dessa via nyckeltal och statistik. Statistiken kan registreras per år, månad eller vecka och ställas i relation till inmatade standarddata.

Lagar/Krav

Skapa en digital laglista

Identifiera de lagar och krav ni berörs av för att skapa företagets egna laglista. VIQMA System bevakar er laglista och aviserar er så snart en förändring sker. Laglistan innehåller förordningar, föreskrifter, myndighetskrav och kommunala föreskrifter. Lagmodulen är sammankopplad med dokumenthanteringen, mål samt med risk/möjlighetsmodulen.

Kemikalier

Allt som rör företagets kemikalier på ett ställe

IKemikaliemodulen är uppbyggd efter nya kemikalielagstiftningen (Reach och CLP). Registrera företagets kemikalier, spara säkerhetsdatablad och skapa handlingsplaner. Genomför riskbedömningar på kemikalier som riskerar personalens hälsa eller påverkar miljön. Skapar en helhetsbild över företagets kemikalier och tillhörande risker.

Leverantör

Värdera och bedöm era betydande leverantörer

Registrera er betydande leverantörer för att kunna följa upp dem; dels genom att rapportera avvikelser på dem, dels genom att bedöma dem – både externt och internt. Med ett enkelt knapptryck skickas ett webbformulär med frågor till leverantören, svaren genererar värden som sammanställs automatiskt i modulen. Här visas en sammanställning av leverantörens svar, när certifikat löper ut samt leverantörsstatistik. Ni har även möjlighet att genomföra internbedömningar och skapa åtgärdsplaner. Leverantörsmodulen är sammankopplad med avvikelsemodulen.

Undersökningar

Skräddarsy egna webbaserade undersökningar

Kundundersökning, medarbetarundersökning eller uppföljning av genomförd mässa – ni bestämmer ändamålet! Ni skapar egna undersökningar och skickar ut en länk till mottagaren som svarar via ett webbformulär. Resultatet sammanställs sedan direkt i modulen genom tabeller och grafer. Ni har möjlighet att skapa hur många undersökningar ni vill och kan enkelt jämföra resultaten från år till år.

Koncernlösning

I den här lösningen visas koncernens gemensamma rutiner samtidigt som alla ingående företag har möjlighet att skapa egna processer och rutiner som är unika just för dem. Spara resurser genom att utföra exempelvis lagutvärderingar och kemikaliebedömningar på koncernnivå, resultaten är lättåtkomliga för alla företag.

När passar en koncernlösning?

Om ett eller flera av nedanstående punkter stämmer in på er situation

  • Processer/rutiner är till största del gemensamma
  • Företagen berörs till största del av samma lagkrav
  • Leverantörer delas till största del
  • Ungefär samma kemikalier hanteras
  • Ärenden och kompetenser bör hanteras i respektive bolag