Moduler och funktioner
Avvikelser
Samla avvikelser, olyckor, tillbud och riskobservationer i ett gemensamt avvikelsehanteringssystem. I VIQMA kan ni rapportera händelser, utreda orsaker, följa upp åtgärder och driva förbättringsarbetet vidare.
Avvikelsehanteringssystem för strukturerat förbättringsarbete
Ett digitalt avvikelsehanteringssystem gör det enklare att fånga upp händelser, säkerställa att de utreds och följa åtgärder hela vägen till avslut.
I VIQMA samlas avvikelsehanteringen på ett ställe och blir en del av verksamhetens löpande kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete.
Rapportera avvikelser, olyckor, tillbud och riskobservationer
I VIQMA hanteras både avvikelser och arbetsmiljöhändelser. Olyckor, tillbud och riskobservationer kan rapporteras direkt i systemet och följas upp på ett strukturerat sätt.
Det gör det enklare att fånga upp händelser i verksamheten, vidta åtgärder och använda informationen i det förebyggande arbetet.
Så fungerar avvikelsehanteringen i VIQMA
VIQMA ger stöd för hela avvikelseflödet: registrering, utredning, orsaksanalys, åtgärder och uppföljning. Rapporteringen kan göras via dator eller mobil, vilket gör det enklare att fånga upp händelser direkt i verksamheten.
Ni kan bland annat:
- registrera riskobservationer, tillbud, olyckor och avvikelser
- rapportera via mobil eller dator och bifoga filer och bilder
- tilldela ansvar, sätta slutdatum och skicka aviseringar till ansvariga och andra kontaktpersoner
- utreda orsaker, identifiera rotorsaker och följa upp genomförda åtgärder
- arbeta med PDCA eller 8D beroende på typ av avvikelse och arbetssätt
- anpassa avvikelsetyper, felkoder, orsaks- och riskkoder samt egna extrafält
- hantera leverantörsavvikelser med koppling till berörd leverantör
- anpassa ansvariga och skyddsombud för avvikelser respektive olyckor, tillbud och riskobservationer
- följa statistik över bland annat avvikelser, åtgärdseffektivitet, rapportering i tid och kvalitetsbristkostnader samt visa utvald statistik på startsidan
- följa olyckor, tillbud och riskobservationer separat samt ge stöd för vidare anmälan när det krävs
En motor för ständiga förbättringar
När avvikelser hanteras systematiskt blir de ett underlag för lärande och förbättring. Med ett gemensamt avvikelsesystem blir det enklare att analysera händelser, se återkommande mönster och använda åtgärderna som underlag för fortsatt förbättringsarbete i ledningssystemet.
Det gör det enklare att visa hur avvikelser hanteras, hur åtgärder följs upp och hur erfarenheter används för att utveckla verksamheten över tid.
FAQ – Frågor och svar om Avvikelser
Vad är ett avvikelsehanteringssystem?
Ett avvikelsehanteringssystem används för att rapportera, utreda, åtgärda och följa upp avvikelser och andra oönskade händelser. I VIQMA samlas avvikelsehanteringen i ett strukturerat flöde där ansvar, orsaker och åtgärder kan följas från registrering till avslut.
Kan vi rapportera avvikelser, olyckor, tillbud och riskobservationer i VIQMA?
Ja. I VIQMA kan ni hantera både avvikelser och arbetsmiljöhändelser. Olyckor, tillbud och riskobservationer rapporteras i ett särskilt flöde och kan följas upp tillsammans med övrigt avvikelse- och förbättringsarbete.
Vad är skillnaden mellan olycka, tillbud och riskobservation?
En olycka är en händelse som har lett till skada. Ett tillbud är en händelse som kunde ha lett till skada. En riskobservation är något som kan orsaka en olycka eller ett tillbud om det inte åtgärdas.
Kan avvikelser, olyckor och tillbud rapporteras från mobilen?
Ja. VIQMA är mobilanpassat och avvikelser, olyckor och tillbud kan rapporteras direkt från mobilen. Det går även att bifoga bilder och filer, vilket gör det enklare att dokumentera en händelse där den inträffar.
Kan vi göra orsaksanalys i VIQMA?
Ja. VIQMA ger stöd för att analysera orsaker, identifiera rotorsaker och dokumentera utredningen på ett strukturerat sätt.
Kan VIQMA användas för PDCA och 8D?
Ja. I Avvikelser kan ni arbeta med både PDCA och 8D beroende på avvikelsens typ och verksamhetens arbetssätt. Metoderna ger stöd för att strukturera orsaksanalys, åtgärder och uppföljning.
Kan vi anpassa avvikelsehanteringen efter vår verksamhet?
Ja. I VIQMA kan ni anpassa delar av avvikelsehanteringen, till exempel avvikelsetyper, riskkoder, extrafält, ansvariga och skyddsombud samt statistik. Det gör att modulen kan stödja både enkla och mer avancerade arbetssätt.
Kan leverantörsavvikelser kopplas till leverantörer?
Ja. Leverantörsavvikelser kan kopplas till berörd leverantör i VIQMA. De kan även skickas till leverantören för utredning, vilket gör det enklare att följa upp leverantörsrelaterade problem.
Hur bidrar avvikelsehantering till förbättringsarbete?
Genom att analysera händelser och följa upp åtgärder kan ni se trender, förebygga upprepning och använda avvikelser som underlag för ständiga förbättringar.
Hur stödjer Avvikelser arbetet enligt ISO?
Avvikelser stödjer arbetet med avvikelsehantering och korrigerande åtgärder enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Modulen ger också stöd för att hantera riskobservationer, tillbud, olyckor, orsaksanalys och åtgärdsuppföljning i ett strukturerat flöde.
Relaterat
Risk/Möjlighet
Identifiera, bedöm och följ upp risker och möjligheter i VIQMA. Koppla risker till mål, handlingsplaner, rutiner, lagkrav, statistik och uppföljning.
Förbättringar
Fånga upp förbättringsidéer, prioritera åtgärder och följ upp förbättringsarbete i VIQMA. Skapa struktur för idéer, aktiviteter och resultat.
Leverantörer
Få kontroll på leverantörer, krav och uppföljning i VIQMA. Skapa bedömningar, följ utveckling över tid och koppla leverantörsarbetet till avvikelser och åtgärder.