Moduler och funktioner

Lagar/Krav

Samla lagar och andra krav som gäller för verksamheten i VIQMA. Skapa en företagsanpassad laglista, få aviseringar om laguppdateringar och dokumentera hur kraven berör verksamheten och följs upp.

Lagbevakning och laglista samlat i VIQMA

Att hålla reda på vilka lagar och krav som gäller för verksamheten kan snabbt bli omfattande. Med Lagar/Krav i VIQMA får ni stöd för att identifiera relevanta krav, samla dem i en företagsanpassad laglista och hålla informationen aktuell över tid.

Lagar och krav kan kategoriseras utifrån exempelvis arbetsmiljö, miljö, informationssäkerhet, kundkrav eller andra områden. Ni kan också dokumentera vilka delar av respektive lag som faktiskt berör verksamheten.

Från lagbank till företagsanpassad laglista

VIQMA lagbank innehåller lagar och krav som kan läggas till i företagets egen laglista. För respektive lag visas bland annat beteckning, benämning, senaste uppdatering, länk till lagtext och information som hjälper er att bedöma om kravet är relevant för verksamheten.

Utöver lagbanken kan ni registrera egna lagar och krav som företaget ansvarar för att hålla uppdaterade, till exempel kundkrav, lokala regler eller andra verksamhetsspecifika krav.

Struktur för lagar, ansvar och uppföljning

Lagar/Krav ger stöd för arbetet från identifiering och bedömning till uppföljning och dokumentation. Ni kan beskriva hur verksamheten berörs av olika krav, dokumentera efterlevnad och följa upp att kraven hanteras i praktiken.

Ni kan bland annat:

skapa en företagsanpassad laglista utifrån VIQMA lagbank
registrera egna lagar, kundkrav och andra verksamhetsspecifika krav
dela in krav i olika lagtyper, till exempel arbetsmiljö, miljö, informationssäkerhet och kundkrav
dokumentera vilka delar av lagen som berör verksamheten
ange när och vid vilket tillfälle en lag har utvärderats
få aviseringar om laguppdateringar till utsedd ansvarig
bedöma om en laguppdatering berör verksamheten och dokumentera eventuella åtgärder
dokumentera och följa upp lagefterlevnad genom koppling till verksamhetens rutiner
se kopplingar mellan lagkrav och identifierade risker och möjligheter

Fånga upp lagändringar och håll laglistan aktuell

När en lag som finns i företagets laglista uppdateras aviseras den ansvariga användaren i VIQMA. Uppdateringen visar vad som har ändrats, när ändringen träder i kraft och ger möjlighet att dokumentera om förändringen berör verksamheten och vilka åtgärder som behöver vidtas.

När en laguppdatering har granskats och stängts uppdateras lagens utvärderingsdatum automatiskt och det framgår att utvärderingen har genomförts i samband med en laguppdatering.

Det skapar en tydligare historik och minskar behovet av att hålla flera separata listor över lagändringar och uppföljning.

Koppla lagkraven till hur verksamheten arbetar

En laglista blir mest värdefull när det går att visa hur kraven faktiskt hanteras i verksamheten.

I VIQMA kan rutiner kopplas direkt till en lag eller ett krav för att visa hur efterlevnaden säkerställs. På själva rutinen syns den kopplade lagen tillsammans med information om kravet och vilka delar som berör verksamheten.

Lagar och krav kan även kopplas till Risk/Möjlighet. På så sätt går det att skapa en tydligare koppling mellan externa krav, identifierade risker, arbetssätt och uppföljning.

Stöd för löpande lagefterlevnad

För varje lag kan ni dokumentera när den senast har utvärderats och vid vilket tillfälle. På så sätt blir lagefterlevnaden en löpande del av ledningssystemet och inte bara en kontroll som görs inför en revision.

Som kund får ni även tillgång till VIQMAs mallrutiner med förslag på arbetssätt för bevakning av myndighetskrav och utvärdering av efterlevnad.

Genom att samla laglista, laguppdateringar, efterlevnad och kopplingar till verksamhetens rutiner i samma system blir det enklare att visa både vilka krav som gäller och hur verksamheten arbetar för att uppfylla dem.

FAQ – Frågor och svar om Lagar/Krav

Vad är Lagar/Krav i VIQMA?

Lagar/Krav är en modul i VIQMA där ni kan hantera lagar, krav, laguppdateringar och utvärdering av efterlevnad. Modulen hjälper er att skapa struktur, ansvar och spårbarhet i arbetet med lagefterlevnad.

Vad är en laglista?

En laglista är en sammanställning av de lagar och krav som berör verksamheten. Den används för att skapa överblick, följa upp efterlevnad och visa hur kraven hanteras i praktiken.

Vad innebär lagefterlevnad?

Lagefterlevnad innebär att identifiera vilka krav som gäller, förstå hur de påverkar verksamheten och säkerställa att kraven följs upp och efterlevs över tid.

Hur identifierar vi vilka lagar och krav som gäller för vår verksamhet?

I VIQMA kan ni utgå från VIQMA lagbank och välja de lagar och krav som är relevanta för er verksamhet. Ni kan sedan beskriva hur varje lag berör er och hur kraven hanteras.

Vad är VIQMA lagbank?

VIQMA lagbank är den del av modulen där ni kan hitta och lägga till lagar och krav som är relevanta för er verksamhet. Det gör det enklare att bygga upp och underhålla den egna laglistan.

Hur fungerar lagbevakning och laguppdateringar i VIQMA?

VIQMA ger stöd för laguppdateringar kopplade till de lagar ni har lagt till i er laglista. Ni kan se vad som har uppdaterats, bedöma om ändringen berör verksamheten och dokumentera eventuell åtgärd.

Kan vi dokumentera hur en lag eller ett krav berör verksamheten?

Ja. För varje lag kan ni beskriva hur verksamheten berörs, hur kravet tillämpas och vad ni gör för att uppfylla det.

Kan lagar kopplas till rutiner och processer?

Ja. Lagar och krav kan kopplas till relevanta rutiner. Eftersom rutinerna ingår i verksamhetens processstruktur blir det enklare att visa hur kraven hanteras i det praktiska arbetet.

Hur kan Lagar/Krav användas som underlag vid revision?

VIQMA ger struktur, historik och dokumentation som gör det enklare att visa hur ni arbetar med lagar, krav, laguppdateringar och utvärdering av efterlevnad.

Får vi stöd för hur lagbevakning och lagefterlevnad ska genomföras?

Ja. Som kund får ni tillgång till VIQMAs mallrutiner med förslag på arbetssätt för bland annat bevakning av myndighetskrav och utvärdering av efterlevnad. Mallrutinerna kan anpassas efter verksamhetens egna behov.

Hur stödjer Lagar/Krav ISO-arbete?

Lagar, krav och efterlevnad är viktiga delar i flera ISO-standarder. I VIQMA kan ni visa hur krav identifieras, bedöms, kopplas till rutiner, följs upp och utvärderas över tid.

Relaterat