Dokument/Rutiner

Dokument/Rutiner är modulen i VIQMA där ni kan skapa, strukturera, styra och följa upp rutiner, instruktioner och andra styrande dokument direkt i ledningssystemet. Det är ett verktyg för dokumenthantering som hjälper verksamheten att arbeta enhetligt och säkerställa att rätt information finns tillgänglig för rätt personer.

Rutiner och dokument byggs upp i en processbaserad struktur. Det gör det enklare att se hur dokumentationen hänger ihop med verksamhetens processer, ansvar och arbetssätt.

Versionshantering gör att ni kan hålla kontroll på vilken version av ett dokument som är aktuell. Tidigare versioner sparas i historiken, vilket ger spårbarhet och gör det enklare att följa förändringar över tid.

Ja. Dokument kan hanteras med remiss och godkännande för att säkerställa att rätt personer har granskat innehållet innan det fastställs. Det ger bättre kvalitet i dokumentationen och tydligare spårbarhet.

Läskvittens är en tilläggstjänst som gör det möjligt att följa upp att medarbetare har tagit del av viktiga rutiner och dokument. Det ger spårbarhet över vem som har läst vad och kan vara ett stöd vid exempelvis revisioner eller intern uppföljning.

Ja. Rutiner och dokument kan kopplas till exempelvis lagar och krav, risker, systematiska uppgifter, aktiviteter, kompetens och ansvar. Rutinerna placeras i verksamhetens processstruktur, till exempel som ledningsprocess, huvudprocess, stödprocess eller underliggande rutin. Det gör dokumentationen till en aktiv del av ledningssystemet, inte bara filer som lagras separat.

Dokumenthantering är en central del i arbetet med ISO-standarder eftersom det krävs struktur, styrning, uppdatering och spårbarhet i verksamhetens dokumentation. I VIQMA blir det enklare att visa hur rutiner används, följs upp och hålls aktuella.