Moduler och funktioner

Dokument/Rutiner

Samla verksamhetens processer, styrande dokument och rutiner i ett gemensamt dokumenthanteringssystem för ledningssystem. I VIQMA får ni kontroll på struktur, versioner, godkännanden och kopplingar till övriga delar av verksamheten.

Dokumenthanteringssystem för styrande dokument och rutiner

Dokument/Rutiner är en central del av ledningssystemet i VIQMA. Här samlas verksamhetens styrande dokument och rutiner som beskriver hur arbetet ska utföras.

Med en tydlig struktur blir det enklare att säkerställa att rätt information är aktuell, godkänd och tillgänglig för användarna. Dokumentstyrningen blir samtidigt en del av verksamhetens processer och inte bara ett arkiv för dokument.

Strukturera verksamheten med processer och rutiner

I VIQMA byggs verksamhetens processer upp i en processkarta med ledningsprocess, huvudprocesser och stödprocess. Under processerna organiseras de rutiner som beskriver hur verksamhetens arbete ska genomföras.

Rutiner kan även läggas under andra rutiner för att skapa en tydlig struktur. På så sätt blir processkartan en naturlig väg från verksamhetens övergripande processer till de konkreta arbetssätt som medarbetarna ska följa.

Versionsstyrning, godkännande och spårbarhet

När en rutin ändras skapar VIQMA en ny version och den tidigare versionen sparas. Det går att jämföra versioner och se vad som har lagts till eller tagits bort.

För varje rutin visas bland annat version, datum, vem som har godkänt den och ansvarig befattning. Det ger tydlig spårbarhet och gör det enklare att arbeta efter aktuell information.

Så fungerar dokumentstyrningen i VIQMA

VIQMA ger stöd för att skapa, strukturera och hålla verksamhetens rutiner och styrande dokument aktuella genom hela deras livscykel.

Ni kan bland annat:

strukturera rutiner utifrån verksamhetens lednings-, huvud- och stödprocesser
skapa underliggande rutiner och bygga en tydlig process- och dokumentstruktur
versionshantera dokument och jämföra förändringar mellan olika versioner
se datum, version, godkänd av och ansvarig befattning för respektive rutin
dölja rutiner som är under utveckling tills de är redo att publiceras
koppla rutiner till lagar och krav, risker och möjligheter samt systematiska uppgifter
söka i rubriker, rutintexter och filnamn för att snabbt hitta rätt information
använda AI-stöd för att skapa och förbättra rutintexter
ladda upp kompletterande filer, checklistor och processflöden till en rutin
registrera dokument som lagras utanför VIQMA i en digital arkiveringstabell med arkivplats och arkiveringstid
skriva ut rutiner som PDF

Koppla dokumentationen till resten av ledningssystemet

All dokumentation behöver inte lagras på samma plats. I VIQMA används Dokument/Rutiner främst för verksamhetens styrande dokument, medan redovisande dokument och resultat kan hanteras i den modul där de hör hemma.

En rutin för internrevision kan exempelvis beskriva hur revisionen ska genomföras, medan revisionsrapporten kan sparas i Systematiska uppgifter tillsammans med aktiviteter för fortsatt uppföljning.

På samma sätt kan dokument som lagras utanför VIQMA redovisas i arkiveringstabellen med information om dokument, arkivplats och arkiveringstid.

Kom igång med VIQMAs mallrutiner

Som kund får ni tillgång till VIQMAs mallrutiner med en färdig grundstruktur och förslag på arbetssätt som kan anpassas efter verksamhetens behov.

När VIQMA uppdaterar en mallrutin kan administratörer se den nya versionen, jämföra förändringar och ta del av föreslagna lagkopplingar och uppdaterade mallfiler.

Mallrutinerna ger stöd för att komma igång med och utveckla arbetet inom bland annat ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. För arbetet med ISO 27001 och informationssäkerhet finns även ett separat paket med mallar och rutiner.

FAQ – Frågor och svar om Dokument/Rutiner

Vad är ett dokumenthanteringssystem för ledningssystem?

Ett dokumenthanteringssystem för ledningssystem används för att strukturera, styra och hålla verksamhetens rutiner och andra styrande dokument aktuella. I VIQMA samlas dokumentstyrningen i en processbaserad struktur med versionshantering, godkännande och kopplingar till andra delar av ledningssystemet.

Hur struktureras rutiner och dokument?

Rutiner och dokument byggs upp i en processbaserad struktur. Det gör det enklare att se hur dokumentationen hänger ihop med verksamhetens processer, ansvar och arbetssätt.

Hur fungerar versionshantering?

Versionshantering gör att ni kan hålla kontroll på vilken version av ett dokument som är aktuell. Tidigare versioner sparas i historiken, vilket ger spårbarhet och gör det enklare att följa förändringar över tid.

Kan vi se vad som har ändrats mellan olika versioner?

Ja. I VIQMA kan ni jämföra olika versioner av en rutin och se vad som har lagts till eller tagits bort. Det gör det enklare att följa förändringar och förstå hur dokumentationen har utvecklats över tid.

Kan dokument skickas på remiss och godkännas?

Ja. Dokument kan hanteras med remiss och godkännande för att säkerställa att rätt personer har granskat innehållet innan det fastställs. Det ger bättre kvalitet i dokumentationen och tydligare spårbarhet.

Kan dokument kopplas till andra delar av systemet?

Ja. Rutiner och dokument kan kopplas till exempelvis lagar och krav, risker, systematiska uppgifter, aktiviteter, kompetens och ansvar. Rutinerna placeras i verksamhetens processstruktur, till exempel som ledningsprocess, huvudprocess, stödprocess eller underliggande rutin. Det gör dokumentationen till en aktiv del av ledningssystemet, inte bara filer som lagras separat.

Kan vi hålla reda på dokument som lagras utanför VIQMA?

Ja. Dokument som lagras på annan plats kan registreras i den digitala arkiveringstabellen med information om dokument, arkivplats, arkiveringstid och vilken rutin dokumentet hör till.

Vad är läskvittens?

Läskvittens är en tilläggstjänst som gör det möjligt att följa upp att medarbetare har tagit del av viktiga rutiner och dokument. Det ger spårbarhet över vem som har läst vad och kan vara ett stöd vid exempelvis revisioner eller intern uppföljning.

Hur stödjer dokumenthantering ISO-arbete?

Dokumenthantering är en central del i arbetet med ISO-standarder eftersom det krävs struktur, styrning, uppdatering och spårbarhet i verksamhetens dokumentation. I VIQMA blir det enklare att visa hur rutiner används, följs upp och hålls aktuella.

Relaterat