Moduler och funktioner

Systematiska uppgifter

Planera, genomför och följ upp återkommande aktiviteter med modulen Systematiska uppgifter i VIQMA. Få bättre kontroll över möten, uppföljningar, skyddsronder och andra regelbundna kontroller.

Få struktur på återkommande uppgifter

Systematiska uppgifter hjälper er att hålla ordning på sådant som ska genomföras regelbundet eller vid bestämda tillfällen. Ange ansvarig, planerat datum och eventuell påminnelse och följ sedan upp uppgiften tills den är avslutad.

Med en digital årsplan får ni en tydlig överblick över årets planerade uppgifter och kan enkelt se vad som är på gång, genomfört eller försenat. Ansvariga och inbjudna deltagare kan även se sina planerade uppgifter direkt på sin personliga startsida.

Planera, följ upp och dokumentera

Systematiska uppgifter ger stöd för hela flödet, från planerad uppgift till genomförande, dokumentation och uppföljning. Ni får en tydlig överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar och vad som är genomfört.

Ni kan bland annat:

planera enskilda och återkommande uppgifter med valfria intervall
se återkommande aktiviteter i en årsöversikt
tilldela ansvariga personer och bjuda in deltagare till planerade uppgifter
koppla uppgifter till rutiner och få tillgång till aktuella instruktioner och mallar
registrera genomförande, kommentarer och resultat
ladda upp filer och annan dokumentation
följa status, historik och kommande tillfällen
registrera och följa upp avvikelser och aktiviteter direkt på den systematiska uppgiften

Mobila checklistor för arbete på plats

Som tillägg kan Systematiska uppgifter användas med mobila checklistor. Det gör det möjligt att genomföra kontroller direkt på plats, följa en tydlig struktur och spara dokumentationen i systemet.

Det passar till exempel för skyddsronder, kontroller, tillsyn, egenkontroller och andra återkommande uppgifter där resultatet behöver dokumenteras.

FAQ – Frågor och svar om Systematiska uppgifter

Vad är Systematiska uppgifter i VIQMA?

Systematiska uppgifter är en modul för att planera, genomföra och följa upp återkommande och enskilda aktiviteter. Ni kan samla ansvar, planerade datum, resultat och dokumentation på ett ställe.

Vad kan systematiska uppgifter användas till?

Modulen kan användas för exempelvis kontroller, möten, uppföljningar, skyddsronder, revisioner och andra aktiviteter som ska genomföras regelbundet eller vid bestämda tillfällen.

Kan vi planera återkommande uppgifter?

Ja. Ni kan använda intervall för uppgifter som ska återkomma regelbundet. När ett planerat tillfälle stängs kan nästa tillfälle skapas automatiskt utifrån valt intervall.

Hur följer vi upp att uppgifter är gjorda?

Ni kan följa status, historik och planerade datum i systemet. Det gör det enkelt att se vad som är gjort, vad som är på gång och om något är försenat.

Kan vi få en överblick över årets uppgifter?

Ja. I VIQMAs digitala årsplan får ni en visuell överblick över planerade uppgifter och kan filtrera på bland annat användare, uppgift och år.

Hur får ansvariga och deltagare information om planerade uppgifter?

Planerade uppgifter kan visas på startsidan för både ansvarig och inbjudna deltagare. För ansvarig kan ni även ange när en mejlpåminnelse ska skickas.

Kan Systematiska uppgifter kopplas till andra delar av VIQMA?

Ja. En systematisk uppgift kan kopplas till en rutin och ni kan även registrera avvikelser och aktiviteter som hör till uppgiften. Filer och annan dokumentation kan sparas direkt på uppgiften.

Kan vi använda mobila checklistor?

Ja. Som tillägg finns Mobila systematiska uppgifter där checklistor och formulär kan genomföras direkt i mobilversionen av VIQMA. Resultatet kan sparas tillsammans med den systematiska uppgiften.

Relaterat